IT-Dienstleister wechseln mit geordneter Übergabe
Wenn Unternehmen ihren IT-Dienstleister wechseln, kommt es vor allem auf eine geordnete Übergabe von Zugängen und Dokumentation an. IT-Service Bölting übernimmt die IT schrittweise und stimmt die Übergabe auf Wunsch direkt mit dem bisherigen Dienstleister ab.
Anlässe für einen Wechsel
Ein Wechsel hat nicht zwingend mit Unzufriedenheit zu tun. Häufig haben sich die Anforderungen verändert, zum Beispiel:
- Der bisherige Dienstleister beendet seine Tätigkeit oder richtet sein Angebot neu aus.
- Ihr Unternehmen ist gewachsen, und die IT erfordert mehr laufende Pflege als bisher.
- Bisher wurde nur bei Bedarf beauftragt; künftig soll die IT laufend und auf vertraglicher Grundlage betreut werden.
- Mehrere Anbieter teilen sich Ihre IT, und die Zuständigkeit soll an einer Stelle gebündelt werden.
- Nach einem Umzug lassen sich Termine vor Ort mit dem bisherigen Dienstleister nur schwer abstimmen.
Schritte eines Wechsels
Voraussetzung für die Übernahme ist auch beim Wechsel ein IT-Betreuungsvertrag. Der Ablauf im Überblick:
Erstgespräch und Vertrag
Im kostenlosen, unverbindlichen Erstgespräch geht es darum, wie Ihre IT heute betreut wird und was sich ändern soll. Nach der Abstimmung von Bedarf und Infrastruktur erhalten Sie ein individuelles Angebot; mit Ihrer Zusage wird der Betreuungsvertrag geschlossen.
Zugänge und Unterlagen übergeben
Ihr bisheriger Dienstleister oder Sie selbst übergeben Administratorzugänge, Kennwörter und die vorhandene Dokumentation. Der Übergabeweg wird vorab vereinbart, denn Zugangsdaten gehören nicht in eine unverschlüsselte E-Mail.
Vorhandene Systeme sichten
Eine Bestandsaufnahme zeigt, was tatsächlich vorhanden ist: Endgeräte, Server, Netzwerk, Cloud-Dienste, Lizenzen und Datensicherung. Der Abgleich mit den übergebenen Unterlagen macht Lücken und offene Punkte sichtbar, die anschließend dokumentiert werden.
Bereich für Bereich übernehmen
Die Reihenfolge wird vorab abgestimmt; Administratorzugänge und Datensicherung stehen sinnvollerweise am Anfang. Bereiche, die noch nicht übergeben sind, können nach Absprache bis dahin beim bisherigen Dienstleister bleiben.
Übergang in die laufende Betreuung
Nach Abschluss der Übernahme betreut IT-Service Bölting Ihre IT im vereinbarten Umfang. Die beim Wechsel entstandene Dokumentation dient als Arbeitsgrundlage und wird mit jeder Änderung fortgeschrieben.
Checkliste zur Vorbereitung
Je mehr dieser Unterlagen vorliegen, desto weniger muss bei der Übergabe rekonstruiert werden. Vollständig muss die Liste nicht sein; Fehlendes wird bei der Bestandsaufnahme erfasst.
- Administratorzugänge: Server, Firewall, WLAN, Microsoft 365 und weitere Cloud-Dienste
- Verträge und Lizenzen: Softwarelizenzen, Wartungsverträge, Internetanschluss und laufende Abonnements
- Domain und DNS: bei welchem Anbieter die Domain liegt und wer die DNS-Einträge für Website und E-Mail ändern darf
- Geräteliste: Rechner, Notebooks, Server, Drucker und Netzwerkgeräte, möglichst mit Anschaffungsjahr
- Vorhandene Dokumentation: Netzpläne, Notizen zu Konfiguration und Besonderheiten, frühere Übergabeprotokolle
- Datensicherung: was wohin gesichert wird und wann zuletzt eine Wiederherstellung getestet wurde
- Bestehender Vertrag: Laufzeit und Kündigungsfrist beim bisherigen Dienstleister prüfen Sie bitte selbst
Abstimmung mit dem bisherigen Dienstleister
Ob und wie Ihr bisheriger Dienstleister eingebunden wird, entscheiden Sie. Auf Wunsch stimmt IT-Service Bölting die Übergabe direkt mit ihm ab, einschließlich Umfang und Zeitpunkt.
Ein Parallelbetrieb, in dem beide Dienstleister für eine Übergangszeit zuständig sind, ist nach Absprache möglich. Voraussetzung ist, dass der bisherige Dienstleister mitwirkt und die Verantwortlichkeiten für diese Zeit eindeutig verteilt sind.
Nach der Übergabe sollten Kennwörter, die dem bisherigen Dienstleister bekannt waren, geändert und seine Zugänge entfernt werden. Der Zeitpunkt dafür wird mit Ihnen vereinbart.
Eine Bewertung der bisherigen Betreuung ist nicht Gegenstand der Übernahme. Maßgeblich sind der vorgefundene Stand und die künftigen Anforderungen.
Fragen zum Wechsel
Braucht es die Zustimmung des bisherigen Dienstleisters?
Welchen Dienstleister Sie beauftragen, entscheiden Sie selbst. Für Laufzeit und Kündigung gilt allerdings Ihr bisheriger Vertrag. Die Mitwirkung des bisherigen Dienstleisters erleichtert die Übergabe, ist aber nicht in jedem Fall Voraussetzung.
Was passiert, wenn Zugänge oder Unterlagen fehlen?
Dann beginnt die Übernahme mit dem vorhandenen Stand, und fehlende Unterlagen werden bei der Bestandsaufnahme ergänzt. Fehlende Zugänge lassen sich in vielen Fällen über Sie als Kontoinhaber wiederherstellen; das Vorgehen wird im Einzelfall abgestimmt.
Wie lange dauert ein Wechsel?
Eine feste Dauer lässt sich nicht nennen. Sie hängt vor allem vom Umfang Ihrer IT und von der vorhandenen Dokumentation ab, außerdem von der Abstimmung mit dem bisherigen Dienstleister. Der Zeitplan wird nach der Bestandsaufnahme gemeinsam festgelegt.
Läuft das Tagesgeschäft während der Übernahme weiter?
In der Regel ja, denn die Übernahme erfolgt schrittweise neben Ihrem Tagesgeschäft. Arbeiten, bei denen einzelne Systeme zeitweise nicht nutzbar sind, werden vorab mit Ihnen terminiert.
Den Wechsel gemeinsam planen
Wie ein Wechsel für Ihr Unternehmen aussehen kann, ist Thema des kostenlosen, unverbindlichen Erstgesprächs. Wählen Sie bei Ihrer Anfrage im Kontaktformular den Anfragetyp „Dienstleister wechseln“.
Termine nach Vereinbarung. Rückmeldung per E-Mail oder Rückruf.